F: Wie überprüfe ich eine ausgehende Anfrage?

Um ausgehende Dokumentanfragen zu überprüfen:

Gehen Sie zu "Anfragen" -> "Ausgehende Anfragen" oder gehen Sie zu Ihrem "Dashboard" -> "Ausgehende Anfragen" -> befolgen Sie folgende Schritte:

Schritt 1: klicken Sie auf "zu überprüfen", dort wird angezeigt, wie viele Anfragen bearbeitet werden müssen.

Schritt 2: Durch das Klicken auf "zu überprüfen" werden Sie automatisch zu den ausgehenden Anfragen weitergeleitet, die den Status "zu überprüfen" haben. Auf dieser Seite können Sie die Dokumentenanfragen sehen, die noch von Ihnen überprüft werden müssen. Die Dokumente in den Anfragen werden erst Teil Ihres Kontos, wenn Sie sie akzeptiert haben.

Schritt 3: Wenn Sie auf das Dokument klicken, werden Sie zur Überprüfungsseite weitergeleitet. Durch das Klicken auf die Schaltfläche "Überprüfen" mit dem Augensymbol können Sie das vollständige Dokument sehen und überprüfen, ob es sich um das richtige Dokument handelt.

Falls Ihr Lieferant das Datum nicht eingetragen hat oder es falsch eingetragen wurde, können Sie das Ablaufdatum ändern. Wenn Sie das Dokument akzeptieren und die Dokumentenanfrage als erledigt markieren, wird das Dokument automatisch auf die Seite "Lieferantendokumente" verschoben.

Schritt 4: wenn es sich um das richtige Dokument handelt, können Sie das Dokument ablehnen. Durch das Klicken auf die Schaltfläche "Update anfordern" können Sie die Anfrage erneut an Ihren Lieferanten senden.

Schritt 5: Wenn der Lieferant angibt, dass das Dokument später verfügbar sein wird, wird die Anfrage angegebenen datum erneut an den Lieferanten gesendet. Stellen Sie dazu sicher, dass Sie die Anforderungen bis zu dem vom Lieferanten angegebenen Datum aussetzen.

Schritt 6: Wenn Dokumentenanfragen den Status "Kein Fortschritt" haben, werden keine erinnerungen mehr gesendet. Dies soll verhindern, dass Ihre Lieferanten mit endlosen E-Mails überflutet werden. Stattdessen fügen wir den Status "Kein Fortschritt" als Erinnerung und Handlungspunkt hinzu, dass diese Lieferanten aus irgendeinem Grund nicht auf Ihre Anfragen reagieren.

Es kann verschiedene Gründe dafür geben, vielleicht arbeiten Sie nicht mehr mit diesem Lieferanten zusammen und er sollte archiviert werden, oder vielleicht haben Sie die falsche E-Mail-Adresse und die Anfrage wird zurückgewiesen. Es ist immer gut, die Spalte "E-Mail-Status" Ihrer Anfragen mit dem Status "Kein Fortschritt" zu überprüfen.

Nachdem Sie die Lieferanten mit Anfragen im Status "Kein Fortschritt" überprüft haben, können Sie alle stornieren und wir senden die notwendigen Anfragen um 00:00 Uhr erneut aus. Um eine Dokumentanfrage zu stornieren, klicken Sie einfach auf "Anfrage stornieren".

Dies ist wichtig, da die von Ihnen angeforderten Dokumente in der Zwischenzeit möglicherweise nicht mehr relevant sind oder Sie sie bereits per E-Mail erhalten und manuell hinzugefügt haben. Deshalb möchten wir, dass Sie alle Anfragen im Status "Kein Fortschritt" stornieren, und um 00:00Uhr senden wir neue und wahrscheinlich relevantere Anfragen.

Status Typen:

Anfragestatus	Bedeutung	Was ist zu tun
Erfüllt	Die Anfrage ist erfüllt. Sie haben alle verfügbaren Dokumente überprüft und akzeptiert.	Ihre Anfrage ist erfüllt.
zu überprüfen	Es wurden Dokumente für Sie zur Überprüfung hochgeladen.	Überprüfen und akzeptieren/lehnen Sie Dokumente ab: Sollten es falsche Dokumente sein oder nicht alle vollständig hochgeladen sein, können Sie: (1) "Update anfragen": hier können Sie auch eine Nachricht hinzufügen und mitteilen, welche Dokumente noch fehlen, oder (2) "auf erledigt setzen": dann wird eine neue Anfrage für die noch fehlenden Dokumente am nächsten Tag versendet.
Ausstehend	Die Anfrage wurde versendet, aber der Empfänger hat die Anfrage noch nicht geöffnet.	Warten Sie bis der Status sich ändert Ansonsten: Senden Sie die Anfrage erneut Stornieren Sie die Anfrage Verlängern Sie das Ablaufdatum
In Bearbeitung	Der Lieferant hat die Anfrage geöffnet (und möglicherweise begonnen, einige der angeforderten Informationen hochzuladen).	Warten Sie auf die Fertigstellung. Ansonsten: Senden Sie die Anfrage erneut Stornieren Sie die Anfrage Verlängern Sie das Ablaufdatum
Kein Fortschritt	Anfragen gehen in diesen Zustand über, nachdem das Ablaufdatum erreicht wurde und keine Dokumente hochgeladen wurden. Anfragen mit diesem Status lösen keine Erinnerungen mehr aus.	Entweder Sie klicken "Anfrage stornieren" und das System sendet eine neue Anfrage oder "Fälligkeitsdatum verlängern" und der Lieferant erhält eine E-Mail über Verlängerung.
Abgebrochen/Storniert	Sie haben die Anfrage storniert, bevor der Lieferant sie geöffnet/abgeschlossen hatte.	After 00:00 the system will send out a new request.

Nachdem die Anfragen storniert wurden, prüft das System um 00:00Uhr erneut, ob die Dokumente verfügbar sind. Falls nicht, wird eine neue Anfrage gesendet.

Es ist auch möglich, anzupassen, was Sie hier sehen, indem Sie "FILTER" und "SPALTEN" verwenden.