F: Wie erstelle ich eine neue Anforderung?

In diesem Szenario erstellen wir eine Anforderungsregel für den Organisationstyp 'Produzent'. In dieser Situation verlangen wir von allen unseren Produzenten ein GLOBALG.A.P. IFA- und ein GRASP-Zertifikat.

Gehen Sie zu Anforderungen -> Schritt 1: Anforderungsregeln -> Schritt 2: +Neue Anforderungsregel -> Schritt 3: Namen einfügen, z.B. Produzent oder Anbauer.

Du kannst eine Beschreibung hinzufügen. Sie ist nicht zwingend erforderlich und nur für dich und andere Kollegen in deinem Konto sichtbar. Sie wird nicht zu den Dokumentanforderungen hinzugefügt, die deine Lieferanten erhalten.

Schritt 4: Erstelle die 'Anforderungskarten' für deine Produzenten. Hier wird alles aufgelistet, was Sie von den Produzenten brauchen.

Klicken Sie zuerst auf ‘+ Anforderungskarte hinzufügen.’ Nun sehen Sie ein Pop-up, das dazu auffordert, entweder eine Muss- oder eine Kann-Anforderungskarte zu erstellen.

Für dieses Szenario wählen wir, eine Muss-Karte und eine Kann-Karte aus.

Als Pflichtdokument fügen wir zuerst das GLOBALG.A.P-Zertifikat hinzu. Als Dokumententypen fügen wir den GGap IFA-Datenbankauszug hinzu, den wir generieren, sowie das Zertifikat – GLOBALG.A.P.

Innerhalb einer Anforderungskarte ist die Beziehung zwischen den Dokumenten 'oder'. Daher wird diese Anforderung erfüllt, wenn entweder der GG IFA-Datenbankauszug oder das Zertifikat – GLOBALG.A.P. vorliegt.

 

Beim Erstellen einer Anforderungskarte haben Sie auch die Möglichkeit, Vorlagen hinzuzufügen. Wenn Sie zum Beispiel eine Anforderungskarte für eine Lieferantenerklärung erstellen, können Sie eine leere Lieferantenerklärung als auszufüllende Vorlage hinzufügen.

Die Dokumente oder "Vorlagen", die Sie hier hinzufügen möchten, werden aus den "Eigenen Dokumenten" innerhalb der Plattform entnommen.

Bei der Einrichtung eines Kontos wird dringend empfohlen, Ihre Lieferantenvereinbarung oder andere leere Vorlagen zu Ihren eigenen Dokumenten hinzuzufügen.

Um die Lieferantenvereinbarung und Ihre Vorlagen hinzuzufügen, gehen Sie zu:

Dokumente -> "Eigene Dokumente" -> Einzelupload oder Massenupload.

Nachdem die GLOBALG.A.P.-Anforderungskarte hinzugefügt wurde, fügen wir nun die GRASP-Anforderung auf dieselbe Weise hinzu (in einer neuen Anforderungskarte). Die Beziehung zwischen den Karten ist 'und'. Somit benötigen wir in diesem Fall sowohl ein GG-Zertifikat als auch ein GRASP-Zertifikat.

 

Jetzt werden wir eine Kann-Anforderungskarte hinzufügen. Es wäre schön, von meinen Produzenten entweder ein Planetproof-Zertifikat oder eine Rückstandsanalyse zu haben. Ich möchte wissen, welche meiner Lieferanten dies haben, und selbst wenn sie es nicht haben, wären Sie konform, da diese Zertifikate nicht zwingend erforderlich sind.

Dies ist der richtige Zeitpunkt, um eine "Gern gesehene"-Anforderungskarte zu verwenden!

Die Beziehung zwischen den Dokumenten innerhalb einer Kann-Anforderungskarte ist 'und'. Das bedeutet, dass ich in diesem Fall sowohl ein Planetproof-Zertifikat als auch eine Rückstandsanalyse haben möchte.

Das bedeutet auch, dass Sie beliebig viele Kann-Dokumente zu einer Karte hinzufügen können, ohne mehrere Karten erstellen zu müssen.

Nachdem wir unsere Anforderungskarten erstellt haben, ist es Zeit, die Zielgruppe(n) festzulegen.

Schritt 5: Definiere die 'Zielgruppe(n)'

Für welche Organisationen soll dies gelten? Das bedeutet, von welchen Organisationen benötigen wir die Dokumente, die wir gerade im Schritt zuvor definiert haben?

Wenn Sie etwas weiter nach unten scrollen, sehen Sie den Button '+ Zielgruppe hinzufügen'.

Durch die Verwendung der Filter werden wir eine Auswahl der Lieferanten erstellen, von denen wir die Dokumente anfordern möchten.

Tipp: Klicken Sie here um zu sehen, wie Sie Filter an effizientesten nutzen können.

Nachdem Sie Ihre Zielgruppe definiert haben, sollte Ihnen folgende Ansicht angezeigt werden:

Unter "Gefilterte Organisationen" sehen Sie die Organisationen, auf die die Anforderung angewendet wurde.

Unter "Anforderungen" können Sie sehen, welche Anforderungen erstellt wurden. Das bedeutet, welche Anfragen an welche Organisationen bezüglich welcher Lieferanten gesendet werden sollen.

Unter "Gültige Anforderungen" sehen Sie pro Zielgruppe, bei wie viel Prozent der Zielgruppe gültige Dokumente vorliegen. Aktuelle sehen Sie, dass 53% aller erforderlichen Dokumente von den Lieferanten vorliegen, die dieser Zielgruppe angehören.

Schritt 6: Aktiviere deine Anforderung.

Indem Sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite der gerade erstellten Zielgruppe klicken, können Sie einen 'Aktivieren'-Button sehen.

1. Aktive Zielgruppen: Automatische Dokumentenanforderungen werden versendet, und die Anforderungen werden standardmäßig auf der Seite "Alle Anforderungen" angezeigt.

2. Inaktive Zielgruppen: Zeigen nur Client-Insight und die Grafik auf dem Dashboard an, führen aber nicht zu automatischen Dokumentenanforderungen. Auf der Seite "Alle Anforderungen" werden Anforderungen in inaktiven Zielgruppen standardmäßig nicht angezeigt. Sie können sie jedoch finden, indem Sie nach "inaktiven" Anforderungen filtern.

Da Sie möglicherweise mehrere Zielgruppen für die definierten Anforderungskarten haben, können Sie eine Zielgruppe aktivieren, während die anderen Zielgruppen inaktiv bleiben.

Rote Markierung bedeutet: Die Zielgruppe wurde noch nicht erstellt.

Gelbe Markierung bedeutet: Die Zielgruppe ist inaktiv und führt daher nicht zu automatischen Dokumentenanforderungen.

Grüne Markierung bedeutet: Die Zielgruppe ist aktiv und führt somit zu automatischen Dokumentenanforderungen.

TIPP: Wenn Sie eine Anforderungsregel einrichten möchten, um Client-Insights zu erhalten und das Dashboard-Diagramm zu sehen (siehe Bild unten), müssen Sie die Zielgruppe "inaktiv" setzen, da wie bereits erklärt keine automatischen Dokumentenanforderungen für inaktive Regeln versendet werden. Die Aussetzung betrifft dann nur Anforderungen, die dazu gedacht sind, Anfragen zu versenden.