Die ersten Anfragen wurden verschickt, was jetzt?

Herzlichen Glückwunsch! Ihre ersten Anfragen wurden an Ihre Lieferanten verschickt. Doch was passiert, nachdem diese Anfragen verschickt wurden? Wie können Sie die Dokumente überprüfen?

Schritt 1: Wenn ein Lieferant auf eine Dokumentenanfrage antwortet, können Sie diese auf dem Dashboard sehen. Unter den ausgehenden Anfrage -> "Zu prüfen" steht wie viele Anfragen Ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Schritt 2: Wenn Sie auf "zu prüfen" klicken, werden Sie automatisch auf die Seite "Ausgehender Dokumentenanfragen" mit dem Status "zu prüfen" weitergeleitet. Auf dieser Seite sehen Sie die Dokumentanfragen, die noch von Ihnen geprüft werden müssen. Die Dokumente in den Anträgen sind nicht in Ihrem Konto hinterlegt, bis Sie sie überprüft haben.

Schritt 3: Wenn Sie auf das Antrag klicken, werden Sie auf die Überprüfungsseite weitergeleitet. Wenn Sie auf die Schaltfläche "Überprüfen" mit dem Augensymbol klicken, können Sie das vollständige Dokument sehen und prüfen, ob es sich um das richtige Dokument handelt.

Wenn Ihr Lieferant das Datum nicht oder nicht korrekt ausgefüllt hat, können Sie das Ablaufdatum ändern. Wenn Sie das Dokument akzeptieren und die Dokumentenanfrage „auf erledigt setzen“, wird das Dokument, das Sie gerade überprüft haben, automatisch auf die Seite "Lieferantendokumente" verschoben.

Schritt 4: Wenn dies nicht das richtige Dokument ist, können Sie das Dokument ablehnen. Wenn Sie dann auf die Schaltfläche "Update anfragen" klicken, können Sie die Anfrage erneut an Ihren Lieferanten senden.

Schritt 5: Wenn der Lieferant angegeben hat, dass das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt verfügbar sein wird, wird die Anfrage automatisch an dem Datum, an dem das Dokument verfügbar sein wird, erneut an den Lieferanten gesendet. Stellen Sie dazu sicher, dass Sie die Anforderung bis zu dem vom Lieferanten angegebenen Datum aussetzen.

Schritt 6: Wenn sich die Dokumentenanfragen im Status "kein Fortschritt" befinden, werden keine Erinnerungen mehr verschickt. Das liegt daran, dass wir Ihre Lieferanten nicht mit endlosen E-Mails zuspammen wollen. Wir möchten den Status "kein Fortschritt" lieber als Erinnerung und Aktionspunkt hinzufügen, dass diese Lieferanten aus irgendeinem Grund nicht auf Ihre Anfragen reagieren.

Dafür kann es verschiedene Gründe geben: vielleicht arbeiten Sie nicht mehr mit diesem Anbieter zusammen und er sollte archiviert werden, oder Sie besitzen die falsche E-Mail-Adresse, so dass die Anfrage abgewiesen wird. Es ist immer gut, die Spalte "E-Mail-Status" Ihrer "Kein Fortschritt"-Anfragen zu überprüfen.

Nachdem Sie die Lieferanten mit "kein Fortschritt" Anträgen überprüft haben, können Sie sie alle stornieren, und die erforderlichen Anträge werden dann um 00:00 Uhr automatisch vom System verschickt. Um eine Dokumentenanfrage zu stornieren, klicken Sie einfach auf "Anfrage stornieren".

Dies ist wichtig, da die von Ihnen angeforderten Dokumente in der Zwischenzeit möglicherweise nicht mehr relevant sind, oder Sie haben sie bereits per E-Mail erhalten und manuell hinzugefügt. Daher möchten wir Sie bitten, alle Anträge ohne Fortschritt zu stornieren, und um 00:00 Uhr werden wir neue und wahrscheinlich relevantere Anträge verschicken.