4.2. Erstellung von Anforderungsregeln

Verwendete Begriffe:

Anforderungsregeln: Enthalten eine oder mehrere Anforderungskarten und richten sich an eine oder mehrere Zielgruppen.

Anforderungskarten: Existieren innerhalb einer Anforderungsregel. Es gibt zwei Typen:
Pflichtanforderungen: (dieses Dokument muss vorhanden sein) und
Gern-Gesehen Anforderung: (nicht erforderlich, aber wünschenswert).

Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung des Prozesses und wie die Regeln funktionieren. Dies hilft Ihnen, die Logik hinter der Einrichtung zu verstehen.

Um die Einrichtung Ihrer Anforderungsregeln zu erleichtern, befolgen Sie bitte die folgenden Schritte:

Schritt 1: Gehen Sie in der oberen Leiste zu Anforderungsregeln.

Schritt 2: Erstellen Sie oben rechts eine neue Regel, indem Sie auf '+ Neue Anforderungsregel' klicken.

Schritt 3: Geben Sie der Regel nun einen Namen und fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung hinzu (nur für die interne Kommunikation, wird nicht in der Anfrage angezeigt).

Schritt 4: Öffnen Sie die Regel durch Anklicken und fügen Sie eine Anforderungskarte hinzu, benennen Sie diese und weisen Sie das Dokument zu, das Sie anfordern möchten.
Sie können mehrere Dokumente zu einer Karte hinzufügen, ❗ beachten Sie jedoch: Eine Karte steht für ein Dokument – mehrere Dokumente auf einer Karte bedeuten entweder/oder.
Wenn Sie mehrere Dokumente von derselben Zielgruppe anfordern möchten, müssen Sie eine neue Karte erstellen.

Schritt 5: Zusätzlich können Sie eine Vorlage zu Ihrer Karte hinzufügen, wenn der Lieferant ein bestimmtes Formular ausfüllen soll. Diese Vorlage wird aus dem Bereich 'Eigene Dokumente' abgerufen.

Schritt 6: Definieren Sie Ihre Zielgruppe – z. B. anhand von Tags, Ländern, Organisationstypen oder anderen Gruppierungen.

Schritt 7: Nachdem Sie die Zielgruppe sowie Ihre Anforderungskarten (die festlegen, welche Dokumente angefordert werden) überprüft haben, können Sie Ihre Anforderungsregel aktivieren.

Es gibt verschiedene Status für Zielgruppen:

Aktive Zielgruppen:
Senden automatische Dokumentenanforderungen und die Anforderungen werden standardmäßig auf der Seite „Alle Anforderungen“ angezeigt.

Inaktive Zielgruppen:
Zeigen nur Einblicke des Kunden sowie Diagramme auf dem Dashboard an, senden jedoch keine automatischen Anfragen.
Die Seite „Alle Anforderungen“ zeigt Anforderungen inaktiver Zielgruppen nicht standardmäßig an – diese können jedoch über den Filter „Inaktiv“ gefunden werden.

Da Sie mehrere Zielgruppen pro definierter Anforderungskarte haben können, können Sie auch eine Zielgruppe aktivieren, während andere inaktiv bleiben.

Statussymbole:

🔴 Rotes Symbol: Die Zielgruppe wurde noch nicht erstellt.
🟡 Gelbes Symbol: Die Zielgruppe ist inaktiv und sendet daher keine automatischen Dokumentenanfragen.
🟢 Grünes Symbol: Die Zielgruppe ist aktiv und sendet somit automatische Dokumentenanfragen.