4.3. Erstellung von produktspezifischen Anforderungsregeln

Nachdem Sie nun wissen, wie man eine "normale" Anforderung einrichtet, richten wir nun eine produktspezifische Anforderung ein.

In diesem Szenario erstellen wir eine Anforderungsregel für den Organisationstyp "trader". Dieser Händler sind Ihre direkten Lieferanten/Ihre Hauptansprechpartner.

Gehen Sie zu Anforderungen -> Schritt 1: Anforderungsregeln -> Schritt 2: +Neue Anforderungsregel-> Schritt 3: Geben Sie einen Namen ein, z. B. Händler.

Sie können eine Beschreibung hinzufügen, die jedoch nicht zwingend erforderlich ist, da sie nur für Sie und andere Benutzer des Kontos sichtbar ist und nicht zu den Dokumentenanforderungen hinzugefügt wird, die Ihre Lieferanten erhalten.

Schritt 4: Erstellen Sie die "Anforderungskarten" für Ihre Händler/Direktlieferanten.
 Fragen Sie sich: Was würden Sie gerne von ihnen verlangen?

Klicken Sie zunächst auf "+ Anforderungskarte hinzufügen". Nun wird ein Pop-up-Fenster angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, entweder eine Pflicht- oder eine Gern-gesehene Anforderungskarte zu erstellen.

In diesem Szenario werden wir eine Pflicht- und eine Gern-gesehene Karte erstellen. Klicken Sie zunächst auf die Pflichtanforderung, denn wenn die Anforderung nur aus einer Gern-gesehenen Karte besteht, werden keine automatischen Dokumentanforderungen versandt.

Als Pflichtdokument fügen wir die "Rückstandsanalyse" hinzu. Dabei kann es sich um eine Mikrobiologische Analyse, Rückstandsanalyse, Rückstandsanalyse - BAC + DDAC (quaternäres Ammonium) oder Rückstandsanalyse - Bio handeln.

Diese Anforderungskarte bedeutet, dass sie nicht vier Arten von Unterlagen übermitteln müssen, sondern nur eine.

Im dritten Schritt können Sie entscheiden, für welche Produkte Sie eine Rückstandsanalyse benötigen. Sie können sie entweder für alle Produkte in Ihrem Portfolio anfordern, nur für Produkte mit einem bestimmten Tag oder gezielte Produkte auswählen.

Wenn Sie eine Vorlage hinzufügen möchten, damit Ihre Händler/Direktlieferanten Ihre Anforderungen besser erfüllen können, klicken Sie auf "Weiter". Sie können dann leere Dokumente (Vorlagen) hinzufügen, sobald das Dokument importiert ist, klicken Sie unten rechts auf "Fertig".

Die Dokumente, die Sie hier hinzufügen möchten, werden aus "Eigene Dokumente" innerhalb der Plattform übernommen, wie unter 2.2 Dokumente - Massenupload erläutert.

Jetzt können Sie eine Gern-gesehene Karte hinzufügen.

Nehmen wir an, Sie möchten die Global G.A.P.-Checkliste und das Zertifikat - BRCGS IoP Global Standard for Packaging and Packaging Materials haben. Ohne diese Zertifikate wäre ihr Lieferant immer noch konform.

Wie Sie sehen können, bedeutet diese Gern-gesehene Anforderungskarte, dass Sie zwei Arten von Unterlagen benötigen, eine GLOBAL G.A.P.-Checkliste UND ein Zertifikat - BRCGS loP Global Standard for Packaging and Packaging Materials.

Das bedeutet, dass Sie nur eine Gern- gesehene Anforderungskarte für mehrere Dokumentenanforderungen erstellen müssen.

Sobald Ihre Anforderungskarten fertig sind, können Sie Ihre Zielgruppe(n) einrichten.

Schritt 5: Definieren Sie die "Zielgruppe(n)"
Für welche Organisationen soll die Anfrage gelten? Das heißt, von welchen Organisationen benötigen Sie die Dokumente, die Sie im vorherigen Schritt definiert haben.

Wenn Sie ein wenig nach unten scrollen, sehen Sie die Schaltfläche "+ Zielgruppe hinzufügen". Mithilfe der Filter können Sie eine Auswahl der Lieferanten erstellen, die die Dokumente in den soeben erstellten Anforderungskarten liefern sollen.

Klicken Sie hier, um zu erfahren, wie Sie Filter effizient einsetzen können.

Grünes Zeichen - Die gesetzte Zielgruppe ist aktiv

Gelbes Zeichen - Die gesetzte Zielgruppe ist inaktiv

Rotes Zeichen - Es ist noch keine Zielgruppe für diese Regel aufgesetzt

Wenn Sie die Zielgruppe aufgesetzt haben, sollte die Ansicht wie im unteren Bild angezeigt werden.

Unter den markierten Titeln können Sie mehr Informationen zum Compliance Status Ihrer Organisationen einsehen.

Unter 'gefilterte Organisationen' werden alle Organisationen, die unter die Zielgruppe fallen angezeigt.

Unter 'Anforderungen' werden alle Anfragen angezeigt, die versendet werden und es wird dargestellt, über welche Organisation Informationen angefragt werden.

'Gültige Anforderungen' zeigt an wieviel Prozent der Zielgruppe die jeweiligen Anforderungen mit gültigen Dokumenten erfüllt. (In diesem Fall sind es 0%, da sich keine Dokumente im Account befinden)

Schritt 6: Aktivieren Sie Ihre Anforderung.

Aktive Zielgruppen: Sendet automatische Dokumentenanfragen und die Anforderungen werden standardmäßig auf der Seite "Alle Anforderungen" angezeigt.

Inaktive Zielgruppen: zeigen nur die Kundeneinsicht und das Diagramm auf dem Dashboard an, führen aber nicht zu automatischen Dokumentenanfragen. Auf der Seite "Alle Anforderungen" werden Anforderungen inaktiver Zielgruppen standardmäßig nicht angezeigt. Sie können sie dennoch finden, indem Sie nach inaktiven Anforderungen filtern.

Um eine Zielgruppe zu aktivieren, können Sie "aktivieren" wählen, indem Sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite klicken.

Da Sie mehrere Zielgruppen für die definierten Bedarfskarten haben können, können Sie auch eine Zielgruppe aktivieren und die anderen Zielgruppen inaktiv lassen.