Es gibt zwei Arten von Anforderungskarten: eine Gern-gesehene-Anforderungskarte und eine Pflichtanforderungskarte.
Die Unterschiede zwischen den beiden sind;
Pflichtanforderungskarten beantragen Dokumente, die Sie von Ihren Lieferanten benötigen.
Sie können mehrere Dokumenttypen in einer Anforderungskarte hinzufügen, jedoch stehen diese in einer ODER Beziehung. Das heißt eines dieser Dokumenttypen reicht Ihnen, um einen Standard des Lieferanten nachzuweisen (z. B. Ihr Lieferant erfüllt die Anforderungen, wenn er ein Rainforest Alliance ODER Fairtrade ODER SIZA besitzt, usw.).
Wenn Sie jedoch mehrere Dokumente von Ihren gezielten Lieferantengruppe verlangen, müssen Sie mehrere Anforderungskarten erstellen. Die multiplen Anforderungskarten stehen zueinander in einem UND Verhältnis. Diese Dokumentenanforderungen werden automatisch für fehlende/abgelaufene/demnächst ablaufende Pflichtanforderungen versendet.
Gern-gesehene-Anforderungskarten sind Dokumente, die Sie von Ihrem Lieferanten haben möchten, die aber nicht unbedingt erforderlich/verpflichtend sind. Daher werden Anfragen für dieses Dokument nicht automatisch versendet. Stattdessen werden am Ende einer Anforderung für ein Pflichtdokument die "Gern-gesehenen"-Dokumente aufgeführt, um zu sehen, ob Ihr Lieferant über eines oder mehrere dieser Dokumente verfügt. Es ist möglich, mehrere Dokumente in eine "Gern-gesehene"-Anforderungskarte aufzunehmen.
Disclaimer: Eine "Gern-gesehene"-Anforderung löst nicht von sich aus eine Anforderung aus. Nur wenn ein Pflichtdokument entweder fehlt, abgelaufen ist oder bald abläuft, wird ein "Gern-gesehenes"-Dokument in dieser automatischen Dokumentenanforderung angefordert.
Sobald ein "Gern-gesehenes"-Dokument vorhanden ist oder von einem Lieferanten bereitgestellt wird, wird das "Gern-gesehene"-Dokument zu einem normalen Anforderungseintrag, und nach Ablauf des "Gern-gesehenen"-Dokuments werden automatisch Dokumentanforderungen gesendet.
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