Guide - Wie fülle ich eine Anfrage aus?

Wenn Sie auf den Link in der E-Mail klicken, werden Sie auf die folgende Seite weitergeleitet:

In der obersten Zeile dieser Seite (grün markiert) können Sie sehen, wer die Anfrage gestellt hat, von wem er Dokumente anfordert (von Ihnen), an welchem Datum die Anfrage gesendet wurde und wann sie fällig ist.

Auf der linken Seite finden Sie die Organisation, über die Sie Informationen bereitstellen müssen (gelb markiert). Dies kann entweder Sie selbst oder einer Ihrer Lieferanten sein. Jeder dieser Namen dient als Aktionspunkt. Wenn Sie auf sie klicken, werden Sie zur Eingabemaske weitergeleitet, in der Sie die Qualitätsinformationen der Organisation ausfüllen können. Alternativ können Sie nach unten scrollen und die Organisationen nacheinander durchgehen.

Am unteren Rand des Screenshots sehen Sie eine Nachricht Ihres Kunden, der die Dokumente anfordert. Sie können jederzeit den Chat nutzen, um Ihren Kunden zu erreichen, falls etwas unklar ist. Sie erhalten eine E-Mail, sobald Ihr Kunde antwortet.

Wenn Sie zu der ersten Organisation scrollen, für die Sie Informationen bereitstellen müssen, sehen Sie die folgende Seite:

Wie Sie in der linken Spalte sehen können, betrachten wir derzeit die Dokumentenablage für spezifische Dokumente über Apple Farm. Hier sind Sie damit beauftragt, die angeforderten Dokumente für Apple Farm bereitzustellen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, ein Dokument später hochzuladen, wenn es derzeit nicht verfügbar ist. (Anweisungen dazu finden Sie weiter unten in dieser Anleitung.)

In diesem Fall fordert der Anfragesteller die neueste Version eines Dokuments an. Die erste Dokumentenanforderung verlangt ein soziales Dokument, während die zweite optional ist. Daher wird nur ein obligatorisches Dokument benötigt. Unterhalb der zweiten Markierung können Sie lesen, dass entweder ein SIZA-Zertifikat (Sozial), ein QS-Arbeits- und Sozialbedingungen-Zertifikat oder ein Zertifikat – Sozial hochgeladen werden kann. Eines dieser Dokumente ist ausreichend. (Tipp: Wählen Sie das Dokument mit dem am weitesten entfernten Ablaufdatum.)

Um das Dokument hochzuladen, ziehen Sie es entweder in das rechte Feld oder durchsuchen Sie Ihre Dateien und fügen Sie es manuell hinzu.

Nach erfolgreichem Hinzufügen Ihrer Datei erscheint diese Leiste unter der Dokumentenablage.

Sie können nun den Dokumenttyp auswählen, zu dem das hochgeladene Dokument gehört. Außerdem können Sie alle Produkte angeben, auf die es sich bezieht (falls zutreffend), und das Ablaufdatum des Dokuments festlegen.

Jetzt können Sie die nächste Anfrage ausfüllen, die in unserem Fall eine „Gern gesehene“ ist. Das Hochladen dieser Dokumente ist nicht zwingend erforderlich. Das bedeutet, dass alle hier aufgeführten Dokumente hochgeladen werden können, wenn Sie sie besitzen, da sie für Ihren Kunden nützlich sind. Wenn Sie das angeforderte Dokument nicht haben (in diesem Fall: Rückstandsanalysen), können Sie einfach „nicht verfügbar“ auswählen.

When scrolling further down you can see another request that was sent:

Sie können auch auf der linken Seite sehen, dass sich die Anfrage in diesem Beispiel sowohl auf Apple Farm als auch auf Berry Farm bezieht. Auch hier können Sie ein Dokument hochladen: entweder das Zertifikat – Nationales Programm für ökologische Produktionsstandards (NPOP) oder das Zertifikat – EU-Bio.

 

Wenn Sie das Dokument noch nicht haben, es aber später erhalten werden, können Sie „nicht verfügbar“ auswählen und dann auf „später verfügbar“ klicken und ein Datum auswählen, an dem Sie das Dokument voraussichtlich haben werden. Auf diese Weise erhalten Sie an dem ausgewählten Datum eine neue Anfrage, um das jetzt verfügbare Dokument hochzuladen.

Nachdem Sie alle Anfragen ausgefüllt haben, sehen Sie grüne Häkchen neben Ihren Organisationen auf der linken Seite. Dies bedeutet, dass alle angeforderten Qualitätsinformationen (vorerst) erfüllt wurden. Ganz unten auf der Seite können Sie immer zusätzliche Dokumente hinzufügen, die Sie Ihrem Kunden zur Verfügung stellen möchten.

Sie können jederzeit eine Anfrage teilweise ausfüllen, sie schließen und später weitere Informationen hinzufügen. Achten Sie jedoch darauf, das Fälligkeitsdatum im Auge zu behalten.

Zum Schluss klicken Sie auf „Anfrage absenden“, um die bereitgestellten Qualitätsinformationen an Ihren Kunden zu senden. Nach dem Senden kann die Anfrage nicht mehr bearbeitet werden. Wenn etwas fehlt oder das falsche Dokument hochgeladen wurde, erhalten Sie eine neue E-Mail und können die Anfrage nachverfolgen.