FREE Accounts: Wie fülle ich meine erhaltenen Anfragen aus?

Wenn Sie eine Anfrage per Email erhalten haben und auf den Link klicken, werden Sie auf folgende Seite geleitet:

In der obersten Zeile dieser Seite (grün markiert) können Sie sehen, wer Sie nach Informationen fragt, von wem er Dokumente anfordert (Sie), wann die Anfrage gesendet wurde und wann sie fällig ist.

Auf der linken Seite sehen Sie, über wen Sie Informationen bereitstellen müssen (gelb markiert). Dies kann entweder Sie selbst oder einer Ihrer Lieferanten sein. Jeder dieser Namen dient als Handlungsaufforderung. Wenn Sie darauf klicken, werden Sie zum Drop-Down-Menü weitergeleitet, wo Sie die Qualitätsinformationen der Organisation eingeben können, oder Sie können nach unten scrollen und die Organisationen nacheinander durchgehen.

Am unteren Rand des Bildschirms sehen Sie eine Nachricht, die Ihr Kunde, der die Dokumente anfordert, für Sie hinterlassen hat. Sie können hier jederzeit chatten, wenn etwas unklar ist. Sie erhalten eine E-Mail, wenn sie antworten.

Wenn Sie nach unten scrollen sehen Sie die folgende Seite:

Hier links können Sie sehen, dass wir gerade die Dokumenten-Drop-Box für spezifische Dokumente über den Apfelhof betrachten. Hier sollen Sie die angeforderten Dokumente über Apfelhof bereitstellen. Sie haben auch die Möglichkeit, ein Dokument später hochzuladen, wenn es noch nicht verfügbar ist. (Eine Erklärung, wie Sie dies tun können, finden Sie weiter unten in dieser Anleitung.)

Der Anfragende bittet Sie um die neueste Version eines Dokuments (gelb markiert). Die erste Drop-Box fordert ein soziales Dokument an. Die zweite Drop-Box ist optional, daher wird nur ein obligatorisches Dokument angefordert. Unterhalb der zweiten Markierung können Sie lesen, dass entweder ein "SIZA-Zertifikat (Soziales)", "QS Arbeits- und Sozialbedingungen" oder ein "Zertifikat - Sozial" hochgeladen werden kann. Eines dieser Dokumente ist ausreichend. (Tipp: Wählen Sie das Dokument mit dem längsten Gültigkeitsdatum.)

Um das Dokument hochzuladen, ziehen Sie es entweder per Drag & Drop in das entsprechende Feld oder durchsuchen Sie Ihre Dateien und fügen Sie es manuell hinzu.

Nachdem Sie Ihre Datei hinzugefügt haben, wird diese Leiste unterhalb der Drop-Box angezeigt.

Jetzt können Sie Ihren Dokumententyp auswählen, Produkte angeben, auf die sich das Dokument bezieht (falls zutreffend), und das Ablaufdatum des Dokuments auswählen.

Nun können Sie die nächste Anfrage ausfüllen, die in unserem Fall als "Gern-gesehen" gilt. Das Hochladen dieser Dokumente ist nicht obligatorisch. Das bedeutet, dass alle hier aufgeführten Dokumente hochgeladen werden können, wenn Sie sie haben, da es vorteilhaft für Ihren Kunden ist. Wenn Sie das angeforderte Dokument nicht haben (in diesem Fall: SIZA), können Sie einfach "nicht verfügbar" auswählen.

Wenn Sie weiter runter scrollen sehen Sie, dass noch eine weitere Anfrage gestellt wurde:

Hier links können Sie auch sehen, dass sich diese Anfrage auf Apfelhof und Erdbeerhof bezieht. Auch hier sollen Sie wieder ein Dokument hochladen: entweder Zertifikat - National Programme for organic Production standards (NPOP) ODER Zertifikat - EU-Bio.

Wenn Sie das Dokument noch nicht haben, es jedoch später erhalten werden, können Sie "nicht verfügbar" auswählen und dann auf "später verfügbar" klicken und ein Datum auswählen, an dem Sie das Dokument haben werden. Auf diese Weise erhalten Sie an dem ausgewählten Datum eine neue Anfrage, um das nun verfügbare Dokument hochzuladen.

Nachdem Sie alle Anfragen ausgefüllt haben, sehen Sie grüne Häkchen neben Ihren Organisationen auf der linken Seite. Dies bedeutet, dass alle angeforderten Qualitätsinformationen (zumindest vorübergehend) erfüllt wurden. Ganz unten auf der Seite können Sie jederzeit zusätzliche Dokumente hinzufügen, die Sie Ihrem Kunden zukommen lassen möchten.

Sie können eine Anfrage jederzeit teilweise ausfüllen, schließen und später weitere Informationen ergänzen. Achten Sie jedoch darauf, den Fälligkeitstermin im Auge zu behalten.

Zum Schluss klicken Sie auf "Anfrage absenden", um die bereitgestellten Qualitätsinformationen an Ihren Kunden zu senden. Nach dem Versenden kann die Anfrage nicht mehr bearbeitet werden. Wenn etwas fehlt oder das falsche Dokument hochgeladen wurde, erhalten Sie eine neue E-Mail und können die Anfrage nachbearbeiten.